Den eneste feilen du må vite om leksjoner, lærte møter

Lærte møter er en viktig del av prosjektering. Du kan ikke forbedre prosjektleveransen hvis du ikke vet hva som fungerer og hva som ikke gjør det. Du kan ikke strømline prosessene dine hvis du aldri tar deg tid til å kritisk vurdere om de jobber som de burde.

Du bygger opp et kunnskapsbibliotek om hva som fungerer og hva som ikke tar deg tid til å gjennomgå praksisene dine. Og så handler på produksjonen av disse vurderingene for å forbedre prosjekter fremover.

Det er imidlertid feil på denne modellen.

Har du sett det?

Ja, det er at læringsopplæringen gjennomføres på slutten av prosjektet. Det er som å si, "Hvordan kan jeg hjelpe deg nå at det er for sent? "

Hvorfor venter til slutt er ikke bra

Venter til prosjektet er ferdig, betyr at det bare er fremtidige prosjekter som drar nytte av visdommen som er oppnådd i løpet av det aktuelle arbeidet. For dine kunder og interessenter er det frustrerende å bli spurt om hva som kunne vært bedre når du ikke kan gjøre noe med det. Prosjektet er over. Ferdig. De bruker tiden med deg til å snakke om leksjoner og behandle forbedringer fordi de vil hjelpe andre mennesker, ikke fordi de personlig kommer til å se noen avkastning på den tiden.

Dette er så lett å rette opp på at det betyr at det ikke er noen unnskyldning å vente til prosjektets slutt har en læringsevaluering.

Slik planlegger du leksjoner Lærte møter

Løsningen er å planlegge lærdomsmøter så ofte som mulig.

De skal være minst i slutten av hver sprint eller prosjektfase, og noen ganger gjør jeg dem så ofte som en gang i måneden.

Fordelen med hyppige anmeldelser er at de er mye kortere. Du vurderer en mindre tidsramme, så det er sannsynligvis færre leksjoner å innlemme. Du kan til og med passe en kort gjennomgang til slutten av et normalt prosjektteammøte.

Som med en fullstendig gjennomgang av prosjektet, er det fortsatt viktig å forberede møtet. Tenk på hva du vil spørre og hva du vil komme ut av tiden med teamet ditt og interessenter. Da kan du sørge for at du fanger hva som gir deg den største forbedringen i lagets ytelse.

Å gjøre bruk av leksjoner er viktig

Ulempen - hvis du vil kalle det som - av hyppige anmeldelser, er at dine interessenter vil bli lei av å bli bedt om å gi deg tilbakemelding hele tiden, med mindre de ser at noe skjer. Dette er veldig viktig. Ingen tanker blir bedt om deres mening hvis de vet at du skal handle på grunnlag av det og gjøre livet enklere som et resultat.

Det er også en fin måte å fortsette å gi et godt inntrykk på dine kunder og kunder.

Opprett en oppfølgingsplan

Den enkleste måten å sikre at du opptrer på tilbakemeldingene og leksjonene som er avdekket i dine vanlige vurderinger med interessenter, er å lage en oppfølgingsplan. Dette er bare en logg over alle handlinger og oppgaver som faller ut av diskusjonene dine. Opprett en grunnleggende tracker i et regneark eller bruk Standard To Do List-programvaren for å registrere og spore handlinger.

[Les mer om sporing av prosjektet.

]

Fordelen med å gjøre dette - bortsett fra å være god prosjektledelse praksis - er at neste gang du har en anmeldelse, kan du gå tilbake til personen som hevet det punktet og fortelle dem at du har gjort noe med det . Slik bygger du gode relasjoner til og med vanskelige interessenter: noen ga deg tilbakemelding, du gjorde noe som et resultat, og du gikk tilbake og fortalte dem at du har tatt handlingen. De skal kunne se en forbedring.

Det er imidlertid en utfordring her, og det kommer når du ikke kan forbedre en prosess eller handle på tilbakemelding. Det kommer til å skje: det er ikke mulig å implementere alt som interessentene ber om, særlig ettersom de noen ganger vil be om helt urealistiske ting som å skrape endringshåndteringsprosessen. Gå tilbake til dem og forklar hvorfor du ikke kan implementere eller handle på tilbakemelding.

Dette er ikke så godt som å kunne gjøre det (fra deres perspektiv), men det viser integritet og evne til å følge gjennom. Du vil fremdeles bygge et solidt rykte som prosjektleder som leverer hvis du holder interessenter informert, selv om resultatet er at de ikke kan ha det de ønsker.