Korrekt brevbrevformat

Ved å bruke et forretningsbrevformat i virksomheten din kommuniserer kommunikasjon en følelse av profesjonalitet og sette opp de riktige førsteinntrykkene. Lære hvordan du oppretter et forretningsbrev format kan ta virksomheten din fra "amatør time" til ekte forretningsstatus.

Korrekte forretningsbrevformater

Forretningsskrifter i USA, bruk fire vanlige brevformater. Variasjoner er forskjellige for andre land som datoen er sammensatt i en annen stil.

Alle riktige forretningsbrevformater er akseptabelt, men blokken er mer vanlig.

Blokkbokformat: Det vanlige blokkbokformatet er formatert med all tekstflush med venstre margin. Paragrafene er doblet i mellomrom og all linjetekst er adskilt fra hverandre. Marginene er en standard tekstbehandlingsinnstilling på en tomme. (se bildet av Block Letter Format).

Halvblokk Letterformat: For halvblokken er den eneste forskjellen mellom den halve og den alternative blokken i motsetning til at kroppsteksten er begrunnet igjen, den første linjen i hvert avsnitt er innrykket.

Alternativt blokkeringsformat: Det alternative blokkeringsformatet flytter returadresse, dato, lukking, navn, tittel og signatur til venstre på siden.

Forenklet brevformat: Dette formatet tar de samme egenskapene til blokkbrevet med ett unntak, hilsen eller hilsen er eliminert. Dette er et nyttig format når du ikke vet mottakerens kjønn er mann eller kvinne, eller Fru eller Frøken.

Deler av et forretningsbrev

• Returadresse: Hvis du har firmanavn, kan du hoppe over denne delen. Ta med din fulle forretningsadresse og riktig juridisk bedriftsnavn. Du kan også inkludere din e-postadresse eller telefonnummer hvis det er nødvendig av mottakeren din.
• Dato: Følg måned, dag, år format. Gjør datoen din aktuell til den faktiske postdatoen for brevet.
• Mottakers navn og adresse: Ta med hele navnet og adressen til kontakten du sender brevet til. Personens tittel kan legges sammen med telefonnummeret hvis nødvendig.
• Hilsen: For hilsen bruker du personens formelle navn og avslutt med et kolon for forretningsbrevet ditt.
• Emne: Med tydelig angivelse av emnet i brevet, hjelper du mottakeren raskt å forstå sammenhengen mellom hva brevet handler om.
• Kropp: Din brevkropp skal starte med en generell introduksjon av hvem du er og brevformålet. Ta med spesifikke avsnitt om problemet eller problemet. Lukk kroppen med en oppfordring til handling. Hvert forretningsbrev bør være kort og konsistent med tanke på leserens begrensede tid.
• Closing: Her kan du velge et formelt format som "Best regards" eller "Med vennlig hilsen."
• Signatur: Skriv navnet ditt som det samme som i brevet. Navn og tittel: Inkluder ditt fulle navn og jobbtittel.
• Vedlegg og CC: Hvis du sender ytterligere dokumenter, er det en kabinettlinje, og hvis noen andre mottar en kopi av brevet, er det inkludert cc. eller karbonkopi av den andre mottakeren eller mottakeren.

Du kan forenkle hele prosessen med å lage et riktig formatert forretningsbrev ved hjelp av tekstbehandlingsprogrammet.

I Microsoft Word kan du bruke brevveiviseren ved å gå til "Verktøy" -funksjonen, velge "Letters & Mailings" og klikk på Letter Wizard. Veiviseren vil spørre deg gjennom hvert felt og tillate deg å velge et format.

Ved å bruke riktig forretningsbrev format er ett steg i å gjøre virksomheten mer profesjonell. Ta deg tid til å gjøre det riktige inntrykk med bedriften din.