Tips for å håndtere sentfaktura betalinger

Har du fortsatt utestående fakturaer? I så fall er du ikke alene. Hver dag er det millioner av små bedrifter der ute som ikke er betalt i tide. Den nasjonale sammenslutningen av uavhengige bedrifter sier at sen eller sakte betalende kunder er en av de vanligste årsakene til kontantstrømproblemer for små bedrifter.

Så hva gjør du når du fortsatt har fakturaer? Og hvordan kan du gjøre prosessen mye enklere?

Første ting først

Husk sitatet, "Forebygging er bedre enn kuret?". Hvis ja, da bør det være ditt motto når det gjelder faktura relaterte problemer. Det er mye lettere å unngå faktura-relaterte problemer hvis du vet hvem du har å gjøre med. Heldigvis er det en enkel ressurs for det.

Det første du må gjøre er å sjekke forretningsmessig kreditt for virksomheten. Disse rapportene er et uvurderlig verktøy når du bestemmer om du skal utdele fakturaer i utgangspunktet. Hvis en klient av deg har gode kredittrapporter, blir sjansen for å bli betalt i tide multiplisert mange ganger over.

En annen ting du kan gjøre er å bruke en velskrevet kontrakt for hver transaksjon. Ikke kutt hjørner på dette. Dette betyr å ansette en erfaren advokat. I det minste skal kontrakten inneholde betalingsforventninger, hvordan tvister skal håndteres, tidsrammer og leveranser.

Men når det gjelder tilfeller at forebygging ikke er et levedyktig alternativ?

Første kontakt

Hvis det er klientens første gang, vil du kanskje lette på gasspaken. En e-post vil vanligvis være tilstrekkelig, og gjøre det vennlig. Dette betyr å lage e-posten nøye.

Men hva om den første e-posten mislykkes eller klienten er en gjentagende lovbryter?

Vis det som du mener det

Det er forståelig at du trenger dine kunder.

Men hvis du er vant til å la betalinger skyve, er det ikke bare dårlig for økonomien din, men du vil også bli tatt som noen som ikke betyr forretninger. Å la betalinger skyve for en stund, er som å gi en ikke-interessert forretningsfinansiering for noen andre. En måte å vise at du mener er å skape et system.

Før du begynner å levere varene, må du ha et etablert fakturaoppfølgingssystem. Når betalingene er sent for X antall dager, bør den første oppfølgingen påbegynnes, så den andre etter X antall dager etter den første, og så videre og så videre. Være vedvarende Gjør det uformelt i begynnelsen, og sakte utvikle det til noe mer seriøst.

Hvordan du kommuniserer med klienten, er forskjellig fra hvor mange ganger du følger opp. Dette betyr at du kan være vennlig og uformell med måten du kommuniserer, men også aggressiv på hvor snart og hvor mange ganger du kontakter med hensyn til sen betaling.

Hvis du har gjort flere forsøk på å samle inn betalinger, men problemet ikke går som du vil at det skal være, så er det kanskje tid til å ringe og spørre "hvorfor" er betalinger sent.

Spør "Hvorfor" vil tvinge klienten til å fortelle deg årsaken til sen betaling.

Dette tvinger klienten til å formulere et svar, og hvis kunden innser at årsakene er svake, vil betalingen mest sannsynlig bli initiert. Men det er ikke alt.

Spørsmålet "hvorfor" vil også avdekke interne problemer i selskapet, da problemet vanligvis vil flytte til "hvordan" du skal få betalt. Dette vil bidra til å avdekke om det er et alvorlig problem med kundens virksomhet.

Ring profesjonelle

Selv om du følger tipsene ovenfor, er det ikke 100% idiotsikkert. Hvis en klient fortsatt unngår betaling etter et møte mot ansikt, så ta ut den største pistolen i verktøykassen din - fagfolkene! Kort sagt, bare la et profesjonelt samlingsbyrå håndtere det. Du er ikke i samlingsvirksomheten, så det er ineffektivt for bedriften din å kontinuerlig bruke innsats på slike.

Kjører en bedrift betyr at det er tider at du vil få fakturaer som fremdeles er utestående.

Gjør det profesjonelt og legg forebyggende tiltak på plass. Når skaden er ferdig, vær vennlig med din første kontakt, men sørg for at du kommuniserer som du mener.