Forståelse av kritisk baneprosjektledelse

Prosjektledelsesområdet tilbyr en rekke verktøy og teknikker designet for å forenkle og bidra til å styre arbeidet med å gjøre noe nytt. Per definisjon er prosjekter alt arbeidet vi gjør en gang - de er midlertidige og unike aktiviteter - i motsetning til de mange daglige operasjonene i en bedrift.

Dissiplinen for kritisk baneprosjektledelse (CPM) ble opprettet på slutten av 1950-tallet og fortsetter å bli praktisert i dag.

Denne artikkelen gir en oversikt over hvordan den kritiske banen tilnærming brukes til å hjelpe lagene til å fullføre sine prosjektinitiativer.

Definisjon av den kritiske banen:

Den kritiske banen per definisjon er den lengste rekkefølgen av hendelser i en prosjektplan. De er hendelsene som må fullføres uten forsinkelse, eller prosjektet risikerer å løpe lenger enn den planlagte varigheten.

En annen visning av den kritiske banen antyder at det er hendelsesfølgen med den minste mengden slakk (forlenget tid). Denne tekniske terminologien er lettere å forstå ved å beskrive prosessen med å identifisere den kritiske banen for et prøveprosjekt.

Ved å tegne eksemplet på å bygge et hus definerer trinnene nedenfor prosessen for å identifisere og bruke den kritiske banen.

Først definer du prosjektets omfang og nøkkelfunksjoner:

Når en gruppe er satt sammen for å jobbe med et prosjektinitiativ, er det spenning og energi for å komme videre raskt med arbeidet.

En disiplinert prosjektleder forstår imidlertid hvor viktig planleggingsfasen er for den endelige suksessen til initiativet. Arbeidet med å identifisere den kritiske banen starter med å avklare omfanget av prosjektet og bestemme de viktigste utgangene eller funksjonene.

Tenk deg at du bygger et hus.

Før du påbegynner noe egentlig arbeid på huset, er det viktig for deg å utvide prosjektet og beskrive nøkkelfunksjonene. I dette eksemplet, la oss anta at omfanget ditt krever et 2 000 kvadratmeter hjem med tre soverom, stue, spisestue, kjøkken, tre bad og en uferdig kjeller til en pris som ikke overstiger $ 200 000.

Mens Spesifikasjonene gir et godt utgangspunkt for omfanget, du må fortsatt definere byggematerialer-tre eller murstein - og identifisere andre viktige funksjoner, inkludert oppvarming, air condition og andre. Sist og ikke minst, du trenger et mål for ferdigstillelse av dette huset.

Neste, definer detaljert arbeid som skal fullføres:

Prosjektlederen ved hjelp av den kritiske banemetoden vil samarbeide med teamet sitt for å oversette omfanget og nøkkelfunksjonene til en liste over alt arbeidet som må fylles ut for å opprette prosjektet. Et verktøy som brukes til å identifisere arbeidsoppgaver, er arbeidsoppdelingsstrukturen.

Prosjektleder jobber med det utvidede teamet for å ha brainstorm på alle oppgavene som trengs for å produsere hjemmet, komplett med de viktigste funksjonene vi har beskrevet i våre omfangsaktiviteter. En enkel teknikk for å jotte hver nøkkeloppgave ned på et notat resulterer ofte i vegger dekket av produksjonen av denne brainstormingen.

Prosessen ignorerer hendelsessekvensen og tilgjengeligheten av ressurser og fokuserer utelukkende på å identifisere oppgaver. Når gruppen har bekreftet at alt arbeidet som er nødvendig for å levere prosjektet, har blitt identifisert, lager de tids- og kostnadsestimater for hver diskret aktivitet og deretter vekker oppmerksomheten sin til å identifisere den kritiske banen.

Sekvens arbeidsoppgavene for å finne den kritiske banen:

Væpnet med innholdet i arbeidsavbruddstrukturen, inkludert tidsestimatene for hvert av arbeidselementene (også kalt arbeidspakker), fokuserer lagmedlemmene på å definere sekvens av hendelser som er nødvendige for å fullføre prosjektet. De bruker nøkkelfunksjonene eller leveransene som er identifisert i materialet som utgangspunkt, og bygger ut de forskjellige prosjektveiene.

I vårt eksempel på å bygge et hus, ville vi logisk sett følge av graving og helling av fundamentet og innramming av huset før du legger taket.

Vår utfordring er å finne den rette rekkefølgen av hendelser som gjør at prosjektet kan gå jevnt uten betydelig nedetid.

Hva som oppstår etter denne sekvenseringsaktiviteten er et prosjektnettverksdiagram som er komplett med forskjellige baner. Ved hjelp av varighetsestimatene beregner prosjektlederen vanligvis på prosjektstyringsprogramvaren den tidligste og siste tiden hver aktivitet kan starte og fullføre. Prosessen identifiserer de elementene i sekvensen som har ekstra tid (flyt eller slakk) og de elementene som absolutt ikke kan forsinkes uten å forsinke hele prosjektet.

Banen som definerer lengste varighet eller minste slakk gjennom nettverket er den kritiske banen. Og mens det teknisk sett kan være flere kritiske baner i et prosjektnettverk, arbeider de fleste prosjektledere og team med å justere hendelsessekvensen for å minimere denne muligheten.

Slik bruker prosjektlederen den kritiske banen:

Arbeidet med klarhet om de elementene som må fylles ut på tide eller prosjektet risikerer forsinkelse, fokuserer prosjektlederen betydelig tid og oppmerksomhet på overvåking og kontroll av disse aktivitetene. Hvis et element på den kritiske banen vil potensielt løpe sent, kan prosjektlederen tildele ytterligere ressurser for å akselerere ferdigstillelsen. Hvis det er en ressurs konflikt mellom to aktiviteter på den kritiske banen, vil prosjektlederen løse dette på en måte som minimerer forsinkelser.

Forstå den kritiske banen forenkler prosessen med å planlegge ressurser dramatisk. Prosjektteamet kan fokusere på å sikre tilgjengeligheten av de rette ressursene til rett tid. Som beskrevet nedenfor, kan det hende at ressurser lånes fra ikke-kritiske aktiviteter for å holde de tidsfølsomme oppgaver på sporet.

Selv om gjenstander som ikke er på den kritiske banen, til slutt er avgjørende for prosjektets gjennomføring, har de per definisjon ekstra tid eller slakk, og deres forsinkelse er ikke sannsynlig å forsinke målmålets sluttdato. For å kompensere for potensielle kritiske forsinkelser, låner prosjektledere ofte ressurser fra ikke-kritiske gjenstander, utnytter fleksibiliteten til slakk for disse elementene.

Bunnlinjen:

Den kritiske banenprosjektteknikken gir prosjektlederen et sett med verktøy som er kritiske for å håndtere risiko og optimalisere sjansene for å fullføre prosjekter i tide. Bakgrunnsplanleggingstiden er betydelig med denne metoden, men fordelene for kontroll og koordinering er uvurderlige.