Hva er utgiftsrefusjon på arbeidsplassen?

Kostnadsrefusjon er en metode for å betale ansatte tilbake når de bruker egne penger på forretningsrelaterte utgifter. Disse utgiftene oppstår vanligvis når en ansatt reiser for virksomhet, men kan oppstå i andre arbeidsrelaterte situasjoner.

Reiseutgifter kan inkludere overnatting, fly, landtransport, tips til bellhops, måltider og andre tilfeldige utgifter en ansatt kan oppleve mens du er på veien.

Andre virksomhetsutgifter kan inkludere slike ting som å ta kunder eller potensielle ansatte til lunsj, kjøpe bøker eller annet pedagogisk materiale som arbeidsgiveren dekker eller kjøreutgifter for å resirkulere bedriftseiendom.

Typer utgifter som en organisasjon vil refundere, er funnet i selskapets forretningsreise, underholdning og generelle refunderbare utgiftspolitikker i arbeidstakerhåndboken. Bli kjent med selskapets retningslinjer fordi din arbeidsgiver kan dekke utgifter så variert som renseri og treningsmedlemskap på utvidede turer.

Kundeunderholdning på forretningsreiser er en annen refunderbar utgift, men kjenner selskapets retningslinjer slik at du ikke overskrider utgiftsgrenser. Du vil demonstrere gjestfrihet og høflighet uten å overskride arbeidsgiverens budsjett for slike utgifter.

Populære nå er selskapskredittkort som er betrodd til personer som er ledende ansatte og til andre ansatte som ofte må reise for virksomhet.

I stedet for å betale for utgifter med egne penger, belaster ansatte alt annet enn tilfeldigheter og tips til firmaets kredittkort.

Dette er en praktisk tilnærming til kostnadsrefusjon for arbeidstaker, da kredittkortregningene dokumenterer de eksakte utgiftene uten at arbeidstaker må lagre kvitteringer og fylle ut reisekostnadsrapporter.

Fyll ut en kostnadsreduksjonsrapport

I både tilfelle av selskapets kredittkortbruk og betalte penger vil ansatte sannsynligvis måtte fylle ut en kostnadsrefusjonrapport ved retur fra turen. Med firmaets kredittkort må de forklare mindre enn åpenbare kostnader som vises på kredittkortregningen (mye enklere enn å måtte fylle ut en kostnadsrapport fra grunnen av). De vil også belaste selskapet for de ekstra tilfeldighetene de har betalt for med egne penger eller kredittkort.

Når en ansatt betaler penger, må han eller hun oppgi, og av og til rettferdiggjøre, hver utgift som tilbakebetaling er etterspurt. Disse blir gjennomgått av regnskap, slik som uttalelsene fra kredittkortselskapet. En uberettiget utgift, eller en som er utelukket av selskapets politikk, blir ikke refundert - dermed behovet for å vite bedriftens retningslinjer for forretningsreiser.

De fleste selskaper fastsetter en dato for hvilke utgiftsrevisjonsrapporter må innleveres for å sikre at ansatte blir refundert og for riktig regnskap. Ansatte må følge disse reglene nøye ettersom noen organisasjoner ikke refunderer utgifter som blir slått inn etter fristen. Kjenn selskapets regler.

En annen metode for å betale arbeidstakers forretningsreiseutgifter er med en per døgn.

En uvanlig leserspørsmål som er relatert til kostnadstillegg

En leser spurte: "Våre utenforstående salgsrepresentanter har store territorier (flere stater) og reiser rutinemessig, og ofte krever overnattinger. Det ble brakt til min oppmerksomhet gjennom regnskapsavdelingen, at en salgsrepresentant hadde tatt et kjæledyr med seg på en slik tur og belastet hotellavgiften til firmaets kredittkort. Hun hevdet at hotellet ikke ville skille ut avgiften, og hun hadde planlagt å refundere selskapet. Jeg er dumbfounded og søker etter forslag til hvordan jeg skal håndtere denne situasjonen. Mine HR-instinkter forteller meg å skrive denne ansatt opp for misbruk av selskapsmidler, men jeg får motstand fra salgsadministrasjonen som vil at jeg skal lage en bestemt kjæledyrpolitikk.

"Vår bruk av firmaets kredittkort angir klart," Dette kortet skal kun brukes til BUDGETKOSTNADER.

Personlig bruk av kortet kan føre til fortabelse av kortet eller oppsigelsen. I tillegg vil salgsrepresentanter være ansvarlig for uautoriserte kostnader. "Har du skrevet om et slikt emne tidligere?"

HR-respons:

Her er det du må vurdere. Gikk medarbeideren til regnskap og forklare problemet at hotellet ikke klarte å skille ut kjæledyrsavgiftene? Eller ble hun fanget av en nøye gjennomgang av hennes utgifter i regnskapet? For det første er det vanskelig å tro at hotellet ikke var i stand til å skille ut kjæledyrsavgiftene. For det andre, hvis hotellet ikke klarte å skille ut avgiften for kjæledyret, hvordan visste hun hva de skulle betale tilbake til regnskapet?

Hvis hun planla å betale for kjæledyrets ansvar bare hvis hun ble fanget, og ikke frivillig tilbød å betale, forutsatt hun sin politikk, fortjener hun disiplinære tiltak. Dette vil også avhenge av hvordan du har behandlet lignende situasjoner tidligere. Har andre ansatte tilbakebetalt selskapet for ulike utgifter og mottatt ingen disiplinære tiltak?

Ofte når du ser på en situasjon, finner du at det er politikken på den ene siden, og hvordan det er implementert og anvendt på den annen side. Du ønsker ikke å behandle denne personen annerledes enn andre ansatte har blitt behandlet tidligere.

Dissiplinære tiltak er ikke i orden dersom andre ansatte har rett og slett refundert selskapet tidligere for tilsvarende utgifter. Husk at jeg ikke er advokat, så dette er bare en HR-kollegaes oppfatning.

Det er ikke anbefalt å foreta en kjæledyrreiser, fordi det er et eksempel på at virksomheten forstyrrer og overtreffer inn i en ansattes personlige liv. Hvis ansatte ønsker å betale for kjæledyret til å reise med dem, er det ikke selskapets bekymring.

Så lenge kjæledyret ikke påvirker kostnadene for hvor de bor eller deres evne til å delta i forretningsformål, er det ikke arbeidsgiverens virksomhet. Medarbeideren skal selvsagt betale ekstra gebyr som reiser kjæledyret gir.

Din reisepolitikk er litt forvirrende og kan bruke styrking i delen om "ansvarlig for uautoriserte kostnader" når politikken allerede har uttalt at det kun er selskapsutgifter tillatt.

Mer:

10 tips for å redusere kostnadene for forretningsreiser | Skal ansatte dele rom? Ansvarsfraskrivelse:

Vær oppmerksom på at informasjonen som er oppgitt, mens autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum, og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Vennligst søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er korrekte for din plassering. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.