Slik organiserer du arkiveringssystemet

Det er viktig å ta seg tid til å organisere arkiveringssystemet ditt. Mens alle vil gjerne ha et papirløst kontor, er virkeligheten at mange små bedrifter fortsatt har behov for å lagre papirdokumenter som fakturaer, kvitteringer, etc. og kunne enkelt hente dem når det er nødvendig.

Filing kvittering riktig er spesielt viktig; et ikke-eksisterende eller rotete arkiveringssystem kan legge til dager med ekstra innsats på inntektsskatt, da du ikke vil gå glipp av skattefradrag på grunn av manglende kvitteringer.

Og hvis virksomheten din er underlagt en revisjon, og du ikke kan fremstille de nødvendige dokumentene til støtte for utgiftene dine, vil dine krav mest sannsynlig bli avvist, og din avkastning blir revurdert.

Som småbedriftseier må du raskt og enkelt kunne betjene på skrivebordet ditt. Selv om det er vanskelig å sette opp et arkiveringssystem, er det en relativt enkel oppgave som kan gjøres lettere ved hjelp av noen arkiveringstips og triks.

Slik organiserer du ditt arkiveringssystem

(1) Sitt ved skrivebordet ditt i noen minutter, og finn ut hvor du vil lete etter ting.

Jeg har en skuff til høyre for arbeidsstasjonen min. Da jeg først satte opp arkiveringssystemet, hadde jeg ikke noe i det. Når jeg ville se etter penner, paperclips eller stiftemaskinen min, var det første stedet jeg ville se, selv om jeg visste at det var tomt. Så naturlig legger jeg pennene, papirklippene og stiftemaskinen i den skuffen. For meg var det det naturlige hjemmet for disse elementene.

Alle vil nærme seg dette annerledes, og det som fungerer for en person, kan ikke fungere for en annen. Ta noen minutter å sitte ned på ditt primære arbeidsområde og nå for utstyr, forsyninger og filer. Det vil hjelpe deg med å etablere det ideelle stedet for å arkivere disse elementene for deg personlig.

(2) Nå som du vet hvor du naturlig vil lete etter informasjon, må du avgjøre om et alfabetisk, numerisk eller fagfilsystem vil fungere best for deg.

Hvordan vil du organisere papirarbeidet ditt til filingskategorier (f.eks. Utgifter, finans, markedsføring)?

Hvordan finner du forretningsutgifter relatert papirarbeid som bankopplysninger, bruksregninger, kontoutgifter kvitteringer, kjøretøy kjørelengde logger, etc? Hva med kundeinformasjon - søker du etter ting etter kundens navn? Ved referansenummer? Dette er et kritisk skritt, da det vil avgjøre hvordan du legger ut arkiveringssystemet ditt. Når du har bestemt hvilke kategorier du vil bruke, bestem deg om du trenger å gå videre og lage underkategorier. Gjør dette før du kjøper noe for arkiveringssystemet ditt.

(3) Deretter bestemmer du omtrent lagringsbehovene dine.

Har du et stort antall filer som du har tilgang til på daglig basis?Har du bare tilgang til filene dine hver uke? Svarene vil avgjøre om du trenger en desktop filholder, et to skuff arkivskap i nærheten av skrivebordet eller en fire skuff arkivskap over hele rommet.

Velg nøye. Tillat for vekst når du ser på arkivskap - kjøp noe for å imøtekomme to ganger filene du tror du vil ha nå. Dette vil begrense antall ganger du må utveie og omorganisere arkiveringssystemet ditt.

(4) Invester i et godt merkingssystem for klarhet og enkel tilgang.

Å være i stand til å lese filetiketter lyder tydelig, men klarhet i merking vil spare deg mer filingstid enn du kan forestille deg.

De fleste bedrifter som lager etiketter, tilbyr maler som integreres med de mest populære tekstbehandlingsprogramvarene. Du vil kanskje vurdere et av de små etikettfremstillingssystemene som nå også kan skrive ut individuelle adressemerker. Elementer som utfører dobbelt plikt er vanligvis en klok investering.

(5) Nå er du klar til å kjøpe filmapper.

Den beste investeringen er å kjøpe fargede hengende mapper (sørg for at etikettflikene med plastik er inkludert) og vanlig manila filmapper. Farget hengende mapper er best av to grunner:

1. de er lett tilgjengelige
2. de gjør det enkelt å gjenkjenne kategorier

Hvis du for eksempel legger alle klientfiler i gule hengende mapper, kan du få økonomisk informasjon i blå mapper og alt relatert til markedsføring i røde mapper, kan du lett se omtrent hvor du skal søke etter en bestemt fil.

Enkelt er best

KISS-prinsippet gjelder å sette opp et arkiveringssystem som er enkelt å bruke og lett å dyrke med. Hold det enkelt kjære! Brede emnekategorier vil tillate deg å enkelt legge til nye filer etter hvert som du vokser, og vil eliminere behovet for å oppdatere eller omorganisere arkiveringssystemet jevnlig.

Å holde det enkelt gjør det også lettere å integrere papir og digitale filer som en del av det totale dokumentstyringssystemet.

Gå papirløs der det er mulig

Hvis du prøver å grøne virksomheten din og gjøre overgangen til et "Paperless Office", kan du skanne utgiftskvitteringer og lagre dem med din andre digitale regnskapsinformasjon. Noen av de nyere Cloud-baserte regnskapsprogrammene letter dette ved å ha mobile apper som gjør at du kan ta en mobiltelefon av en kostnadskvittering og registrere den på fly (se The Best Accounting Software for kanadiske små bedrifter).

Husk at papirkopier eller digitale bilder av utgiftskvitteringer er generelt aksepterbare for Canada Revenue Agency (CRA), forutsatt at de er tydelig lesbare. Hvis ikke, kan CRA kreve å se de originale papirdokumenter under en revisjon eller rutinemessig forespørsel om dokumentasjon, slik at originalene alltid skal holdes for den foreskrevne tiden. (Se Hvor lenge må jeg beholde virksomhetsregistrene mine? For mer informasjon.)