Hvordan planlegger du en selskapsmøte

Gratulerer! Selskapet vil holde et møte for en gruppe medarbeidere valgt fra alle nivåer i selskapet. Konsernsjef har gitt deg ansvaret for prosjektleder for arrangementet. Disse tipsene og prosjektplanen demonstrerer på en måte en prosjektleder kunne nærme seg byggingen av prosjektplanen for et selskapsmøte eller tilsvarende komplekst prosjekt.

Planlegg prosjektet

Ditt første skritt er å planlegge planen.

Du starter med å diskutere arrangementet med interessentene. Hvis dette ble gjort i fjor, gikk det riktig? Hva gikk galt? Hvem klarte prosjektet og kan de hjelpe deg med å unngå fallgruv i år? Siden administrerende direktør har tildelt prosjektet til deg, hva vil han / hun ha ut av arrangementet? Når skal arrangementet være? Hvor? Hva er budsjettet?

Samle så mye informasjon som mulig. Dette blir skjelettet som du bygger prosjektplanen på.

Bygg teamet

Hvilke andre ressurser trenger du for å gjøre dette prosjektet til en suksess? Er det folk i andre avdelinger som kan hjelpe deg med å gjøre denne hendelsen til en suksess? Hva trenger du å gjøre for å få hjelp? Kan du bare spørre eller trenger du å få formell godkjenning fra sjefen sin? Hvor mye tid trenger du fra dem? Hvilke spesifikke ferdigheter trenger du å gi dem? Kan noen andre gi den ferdigheten hvis personen du ønsker ikke er tilgjengelig?

Siden dette er et samlet selskapsmøte, hvordan kan HR hjelpe?

Trenger du hjelp fra Facility Department? Hva med markedsavdelingen? Trenger du hjelp i dette området?

Planlegg agendaen

Når du vet hvor lenge møtet varer, begynner du å fylle tidsblokkene. Trenger du en åpnings høyttaler? Hvem vil det være? Skal du holde deltakerne sammen eller vil du kaste dem i mindre grupper for en del av programmet?

Hvor mange andre høyttalere trenger du? Hvem vil ordne de mindre øktene hvis du bryter ut?

Vil hendelsen ta mer enn en dag? Hvordan lukker du Day One? Hvordan vil du gjenåpne på dag to?

Hvordan vil du pakke opp på slutten? Trenger du en avsluttende tale? Hvordan vil du håndtere logistikken til folk som sjekker ut av hotellet hvis du bestiller en?

Finn plass

Finn ut hvor mange som kommer. Deretter bestemme hvor stor en plass du trenger. Hvor skal arrangementet holdes? Er det plass på bedriftens kontor eller trenger du et større rom? Vil konsernsjefen ha møtet holdt utenfor stedet slik at folk kan konsentrere seg, eller vil han / hun ha det på kontoret for å minimere kostnadene?

Hvilke egenskaper i ditt område kan gi den plassen du trenger? Er et hotell i nærheten av flyplassen et godt valg for å minimere reisetiden for folk som kommer fra byen, eller burde du finne noe ut av byen som blir roligere?

Hva belaster de forskjellige stedene for deres fasiliteter? Hva inkluderer de og hva skal du kjøpe og ha tatt med? Vil de tildele en person for deg å jobbe med? Hva er deres policy om materiale og mennesker fra utsiden?

Trekk den av

Etter å ha samlet svarene på minst de fleste av disse spørsmålene, kan du begynne å sette sammen prosjektplanen.

Husk at det vi viser her er listen over prosjektoppgaver, arbeidsavbruddstrukturen (WBS). Det inkluderer ikke noe av avhengighetene mellom oppgaver eller tidslinjer. De vil bli lagt til senere.

Eksempel på selskapsmøteprosjektplan

I hvordan man planlegger et prosjekt ved hjelp av de grunnleggende verktøyene for prosjektledelse, diskuterte vi tankene bak prosjektplanlegging og bruker prosjektledelsesferdigheter under planleggingsprosessen. Her er hvordan en prosjektsplattforms nedbrytingsstruktur (WBS) kan se etter et prosjekt for å planlegge et selskapsmøte:

1. Planlegg prosjektet

1. Fastsett budsjettet
2. Diskuter med administrerende direktør for å etablere prosjektmål
3. Kontakt tidligere prosjektleder (PM) for tips
4. Finn interessentliste
5. Kontakt interessenter for input.
6. Opprett foretrukket dato for hendelsen
7. Bestem hvor mange høyttalere / presentere som er påkrevd
8. Bestem hvor mange støttepersonell som trengs
9. Bestem hvor mange ansatte som skal delta
10. Liste mulige steder for arrangementet > 2. Bygg prosjektgruppen

Få rep fra Marketing

1. Få rep fra HR
2. Se om Innkjøp vil tildele noen å hjelpe
3. Spør Susan til å håndtere alle høyttalernes detaljer
4. Få rep fra Fasiliteter > Planlegg prosjektgruppen kick-off møte
5. 3. Utvikle dagsorden
6. 3a Plan dag ett

Angi starttid

Angi tid, ordne plass og bemanning for registrering

1. Angi lengden på morgen økt
2. Angi lengden på taler
3. Beregn antall høyttalere Nødvendig til morgenmøte
4. Rekruttere høyttalere
5. Planlegg midnattspause (tid og lengde)
6. Ordne oppfriskning av konferanserom under pause (vann, søppel osv.)
7. Plan lunsjpause (tid, lengde , plassering, meny, hvem betaler)
8. Plan ettermiddagsøkt (lengde, antall høyttalere)
9. Rekruttere ettermiddags høyttalere
10. Plan Dag 1-avslutning (tid, hvem, lengde)
11. 3b Plan dag to > Angi starttid
12. Angi lengden på morgenøkten

Beregn antall høyttalere som trengs for morgenmøtet

1. Rekruttere høyttalere
2. Planlegge midt på morgenen (tid og lengde)
3. Ordne oppdatering av konferanserom under pause (vann, søppel osv.)
4. Plan lunsjpause (tid, lengde, sted, meny, hvem betaler)
5. Plan ettermiddagsøkt (lengde, antall høyttalere)
6. Rekruttere ettermiddags høyttalere
7. PlanAvsluttende tale (tid, hvem, lengde)
8. Ordne utsjekkingstidspunkt med hotell
9. 4. Planlegg rom
10. Bestem antall deltakerne
11. Planlegg sitteplasser (rad versus tabeller)

Beregn plass som er nødvendig

1. Undersøk plasser som er tilgjengelige med den mengden plass (kostnader, sted, tjenester inkludert) > Telle antall høyttalere hver dag og totalt
2. Bestem antall og type støttepersonell som trengs
3. Finn ut hvor mange deltakere / høyttalere / ansatte som trenger rom
4. Forhandle kostnader og datoer med tilgjengelige steder
5. Skrive kontrakt med valgt sted
6. 5.Publiser hendelsen
7. Fullfør alle detaljer med hendelsesstedet
8. Forsikre deg om at deltakerne blir varslet
9. Varsle alle høyttalere av emne og presentasjonstid / dag

Varsle alt støttepersonell på plikter og skift

1. Få RSVPs fra deltakere
2. Gi beskjed til erstatningspartnere etter behov
3. 6. Følg opp
4. Få utkast til taler fra alle høyttalere
5. Gjennomgå siste taler
6. Få navnekoder for alle deltakere, høyttalere, ansatte

Kjøp materiale og gaver til deltakerne

1. Bekreft med hendelsessted
2. 7. Gjennomgå og vurdering
3. Send tilfredshetsundersøkelse til alle deltakere
4. Send undersøkelsesundersøkelse til alle høyttalere
5. Send takk til alle høyttalere og medarbeidere

Hold et nært møte med prosjektteamet

1. Videre planlegging > Prosjektplanen arbeidsavbrudd struktur (WBS) ovenfor viser et eksempel for å planlegge et selskapsmøte. Det er bare en oversikt. Prosjektteamet vil fortsatt måtte jobbe med disse elementene og utvide på mange av dem. I tillegg vil de måtte jobbe med tiden som trengs for hver oppgave, oppgavens relative betydning og sammenhenger / avhengighet mellom oppgavene.