Kontorjobber - ansetter en resepsjonist

Jobbbeskrivelse

En resepsjonist er en person som du ansetter for å hilse på alle som kommer inn i forretningsstedet. Resepsjonisten er derfor det første inntrykket at kunder, leverandører og partnere vil ha den virksomheten du driver. Holdningen, roen og gjestfriheten til resepsjonisten vil formidle hva forretningskulturen handler om og. Det er derfor avgjørende at omhyggelig planlegging brukes både i å skissere jobbbeskrivelsen til resepsjonisten, men også i å ansette en person som er i stand til å formidle både verbalt og ikke verbalt hva virksomheten handler om.

Utover det kritiske førsteinntrykket er resepsjonisten også ansvarlig for å svare på selskapets telefon og å kunne ringe til den aktuelle personen. Resepsjonisten må også ha en grunnleggende, men brukbar kunnskap om hva virksomheten gjør ved å gi informasjon om selskapet / produktene til alle innringere og i-person-besøkende.

Avhengig av bedriftens størrelse og type kan resepsjonisten også være den som håndterer alle post- og pakkeleveranser, og vil derfor ha behov for å vite og håndtere bestemmelsesstedet i selskapet ved å dirigere dem til de riktige ansatte. I bedrifter som medisinske og advokatkontorer kan det ofte være tidsfølsomhet. Derfor, opplæring av resepsjonisten for å skille mellom uheldig og viktig er viktig for å møte viktige forretningsbehov.

Resepsjonisten må kanskje også være den samlede "gatekeeper" i hans / hennes håndtering av advokater som kommer til å ringe.

Dette inkluderer screening samtaler, krevende naturen og formålet med et besøk, kontakter den aktuelle medarbeider når en besøkende ankommer og ringer nødtjenester (politi, brann og ambulanse) når det er nødvendig.

Det finnes en rekke andre administrative oppgaver som kan håndteres av resepsjonisten.

Avhengig av størrelsen og kompleksiteten i virksomheten din, kan disse oppgavene inneholde:

• Front desk Coordinator
• Greeter
• Switchboardoperatør
• Call Screener

Med hensyn til resepsjonisten har en størrelse passer ikke alle sammen, og som beskrevet, fordi denne personen har en kritisk rolle i virksomheten, vil jobboppgavene og opplæringen til resepsjonisten til slutt bidra til å lykkes med riktig trafikk til virksomheten. Det er to typer forskjeller som skal gjøres med hensyn til hvordan resepsjonistens arbeidsoppgaver er strukturert. Den ene er størrelsen på firmaet, og den andre er av spesialitet. Nedenfor er retningslinjer for å ansette resepsjonister basert på selskapets størrelse.

Resepsjonist i et lite kontor

I et lite kontor er resepsjonistens rolle som en heltidsposisjon.Men fordi dette er en liten bedrift, må resepsjonisten også kunne delta i andre oppgaver. Ansvaret for resepsjonisten er vanligvis tildelt en sekretær eller kontorist som er plassert nær offentlig inngang til virksomheten. Ytterligere oppgaver som er tildelt, kan omfatte mottak av pakker / post, skriving, ordreinngang, postforberedelse eller annen oppgave som kan avbrytes når en gjest ankommer.

Resepsjonist i et mediumkontor

Stillingen til resepsjonist på et mellomstort kontor er sannsynligvis en dedikert heltidsperson som fortsatt er dedikert til å hilse på folk når de går inn i virksomheten. Under perioder med lav trafikk kan ekstra arbeid som normalt utføres av en sekretær eller kontorist, tildeles resepsjonisten.

Resepsjonist i et stort kontor

Ansvaret for resepsjonistens stilling er meget godt definert i et stort kontormiljø. Arbeidsoppgavene kan inneholde en formell liste over oppgaver og andre funksjoner som forventes av den enkelte i den aktuelle stillingen. Det er sannsynlig at denne personen er dedikert til hilsen besøkende og dirigere / dirigere. Dette er imidlertid en funksjon av volumet av besøkende og innringere, og hvis volumet er høyt, er en tilstrekkelig funksjon som greeter og samtalerouter tilstrekkelig.

Målet er å sikre at alle store hilsen til kontorhilsen er oppfylt - og det andre, selektive oppgaver er kun tildelt hvis det er begrunnet med en nedgang i trafikkvolumet.

Den andre klassifiseringen av resepsjonister er av spesialitetstyper som medisinsk kontorist eller advokatkontor. Arbeidsoppgavene til disse resepsjonistene vil inneholde flere eller spesialiserte arbeidsoppgaver på grunn av hvilken virksomhet de jobber for.

En annen type resepsjonist er kasserer i en butikk. I dette tilfellet krever resepsjonistens rolle ikke bare alle de dedikerte jobbfunksjonene som er beskrevet, men krever også at personen er spesialisert på kontorets virksomhet. Et godt eksempel på dette er resepsjonist på et spa eller annen tjenesteverdi der resepsjonisten er greeter, vert, planlegger og kasserer.