Utarbeide en konferanseplanleggingsveiledning

Planleggingen av en konferanse krever et ferdighetssett som inkluderer utrolige organisatoriske ferdigheter, muligheten til å multitask, energi, kreativitet, forretningsmessig, mellommenneskelig ferdigheter og detaljert oppmerksomhet. Det krever også en omfattende konferanseplanleggingsguide som ikke bare holder deg på plan, men vil gi den nødvendige trengte forsikring om at du ikke har glemt noe underveis.

Konferanseplanlegging er forskjellig fra andre typer arrangementplanlegging og inkluderer flere trinn.

Konferanser pleier å være storskala hendelser som vanligvis tar et år eller mer å planlegge. Din gjøremålsliste kan omfatte å velge et sted, bestille hotellrom, sette opp elektronisk registrering, sikre høyttalere, arrangere gjestesuiter, hoste en utstillingshall, planlegge møter, håndtere mat og drikke og mer. Å utarbeide en velorganisert konferanseplanleggingsguide som kartlegger trinnene, er en nødvendighet for enhver vellykket konferanseplanlegger.

Følgende trinn vil hjelpe deg med å utarbeide en konferanseplanleggingsguide som skal fungere som en plan for å planlegge en konferanse. Tilpass og modifiser veilederen basert på arrangementet du planlegger og hold det nært for hånden. Når du er forberedt og brukt riktig, vil det snart bli ditt mest verdifulle konferanseplanleggingsverktøy.

Start med det grunnleggende

Den første delen av konferanseplanleggingsguiden bør inneholde grunnleggende om konferansen:

• Hendelsesdato og tid
• Hendelsessted (hvis kjent)
• Begivenhetsformål

Inkluder andre kjente elementer, for eksempel alternative datoer eller antall deltakere.

Hva er planen?

Før du begynner å planlegge de ulike elementene i en konferanse, må du finne ut hva de forskjellige elementene er, og hvor de passer inn i det generelle arrangementet for arrangementet ditt.

Så ta ut penn og pute eller sett deg ned foran datamaskinen og begynn å skrive ned alt som kommer til hjernen. Ikke bekymre deg for å oppgi ting i rekkefølge av betydning eller i en hvilken som helst kronologisk rekkefølge. Det kommer senere. Akkurat nå vil du i hovedsak lage en svært, men likevel enkel versjon av oppgavelisten din, som vil bli brutt i forskjellige frittstående komponenter som skal håndteres individuelt under planleggingsprosessen.

Dette avsnittet kan vise noe av følgende:

• Valg av lokaler
• Hotellvalg
• Møterom
• Gjestesuiter
• Konferansesal og boder
• Åpningsseremonien
• Høyttaler / utstillerregistrering
• Tilmeldingsregistrering
• Reisearrangementer
• Deltakere
• Programvare
• Mat og drikke
• Audiovisuelt
• Bemanning på stedet

Ta litt ekstra tid på kompilere denne listen slik at du ikke overse noe og gå videre og legge til noe som kommer opp senere.Ikke bli overveldet av de mange ansvarsområder som er oppført. Hensikten her er å tenke på alt nå, så du kan planlegge og administrere hvert element effektivt.

Velg et sted

Når du har bestemt deg når konferansen skal holdes og har en forståelse av det totale omfanget av arrangementet, er neste trinn å velge et sted.

Avhengig av størrelsen på konferansen kan du velge et sted for alle dine konferansebehov, fra utstillingshall til møterom, bankettsal og hotellrom. Hvis konferansen er for stor til å bli innkvartert på ett sted, søk et sted som er i nærheten av utvendige hoteller eller cateringsteder, slik at konferansedeltakere ikke trenger å reise for langt til skyttel fra en konferansehendelse til en annen.

Tenk om deltakerregistrering

Hvordan registrerer deltakerne seg for denne konferansen? Hvordan mottar de registreringsbekreftelse? Hvordan vil navneskilt bli generert og distribuert på konferansen? Din konferanseplanleggingsguide vil inneholde svar på alle disse spørsmålene og bør oppdateres når konferansegjennomgang er på gang.

Hvis en begivenhet forventes å tegne store folkemengder, er et online konferansegistreringssystem veien å gå.

Systemet kan behandle betalinger, registrere registreringer og organisere annen relevant informasjon og bistå med å generere rapporter.

Utstillingslokaler og konferansesenter

Utstillingsområder er en felles funksjon på konferanser, og gir muligheter for sponsorer og leverandører til å leie plass for å markedsføre sine produkter og tjenester. Dette er også en mulighet for konferansens vert for å få inntekt hvis utstillingsfunksjonen er effektivt fremmet og godt mottatt. Avhengig av størrelsen på konferansen vil det være nødvendig med ekstra tid og ressurser, slik at du planlegger å administrere utstillere og utstillingshall.

Som nevnt ovenfor er online konferansesystemer den beste måten å spore registreringer på, så hvis du forventer et stort antall utstillere, kan du vurdere å inkludere utstillerregistrering til deltakerregistreringssystemet. Utstillere vil også trenge følgende:

• Utstillingsbriller
• Kart over konferansesalong med booth nummer oppført
• Håndbøker for utstillingsboks oppsett og rive ned
• Utstillingsboks kontrakter
• Liste over på stedet Leverandører tilgjengelig for å bistå med utleieleie og tjenester.

Som konferanseplanlegger vil du være ansvarlig for å ansette sikkerhet for å sikre sikkerheten til materialene i utstillingshallen.

Planlegg konferansedetaljene

Med noen av de større ansvarene som tas opp, for eksempel konferansesentervalg og deltakerregistrering, kan du flytte fokuset ditt til å planlegge informasjonen til konferansen. Som det er tilfelle når det gjelder å planlegge en hendelse av noe slag, er organisasjonen viktig som oppmerksomhet på detaljer.

Nå er det på tide å trekke ut den lange klesvarelisten over ting du legger sammen i begynnelsen av konferanseplanleggingsprosessen.Se gjennom listen og gjør endringer eller tillegg som nødvendig for å gjenspeile de nyeste oppgaver og ansvar. Neste sett disse elementene i kronologisk rekkefølge, med utgangspunkt i elementer som kan eller må fylles ut langt i forveien. For eksempel:

• Bookblokk av hotellrom
• Reserver utstillingslokaler
• Forskningskonferanseregistreringssystemer
• Plankonferansehandlingsplan

Start i begynnelsen og gå derfra. For hver detalj som må være tilbøyelig til, ta med en oppfølging for å være sikker på at kontraktene blir signert og mottatt. Etter hvert som konferansedagen nærmer seg, vil handlingsobjektene inneholde kortsiktige oppgaver som:

• Velg fargeskjema og innredning
• Lag blomsterarrangementer
• Velg meny
• Ordne for flytransport for høyttalere eller VIP'er > Overvei konferanseplanleggingsguiden din som håndbok for alt som inngår i planleggingen av en konferanse, uansett hvor liten. Denne veiledningen vil raskt bli et uvurderlig verktøy som ikke bare holder deg organisert og planlagt, men vil berolige nervene når den store datoen nærmer seg og du spørsmålet om du har glemt noe.