Skatt År for utgangen av året Ansatte Paychecks

Hvilket skatteår skal en lønnssjekker være med?

Spørsmålet: Er utbetalingen av utgangen av året skattepliktig i året for arbeidet eller året for lønnsslipp?

Regelen er: Lønnslisten betraktes som skattepliktig inntekt i løpet av året lønnslisten er utstedt (datert) , selv om arbeidet var ferdig og lønnen ble opptjent i et annet år ( men les unntaket nedenfor).

For eksempel:

Du betaler ansatte 2. januar 2018 for arbeid gjort i den siste uken i desember 2017.

Bruttolønnen er skattepliktig i 2018, ikke 2017. Hvis du betaler ansatte på den siste dagen i desember for dette arbeidet, lønnsdatoen 31. desember 2017, ville bety at lønnen er skattepliktig inntekt i 2017.

Hvorfor er året for en ansattes lønnssjekk viktig?

Året som lønnsslippet er skattlagt, påvirker den ansattes skattepliktige inntekt. Hvis en ansatt hadde en stor slutten av året bonus, kan det for eksempel påvirke medarbeiderens skattesats. I noen år er det en ekstra lønnsperiode som kan føre til at ansatte mottar det som ser ut til å være en "ekstra" lønnssjekk. Å informere arbeidstakeren om forskjellen før den er betalt, gir ansatt tid til å endre personens W-4 skjema for å legge til mer tilbakeholdenhet til lønnsslipp.

Problemet kommer opp når en betalingsperiode ikke slutter på siste dag i året. Hvis betalingsperioden slutter før årsskiftet, er det få dager i det første året som vil bli betalt i det neste året.

Hvis lønnsperioden slutter etter årets slutt, er det noen ekstra dager i neste års lønn.

En unntak: Konstruktiv kvittering

Hvis du gjør lønnsslipp tilgjengelig for ansatte før årsskiftet - ved direkte innskudd, for eksempel - må betalingen anses å være mottatt (og skattepliktig) i det året, selv om Direkte innskuddskontroll er datert i det følgende år.

IRS sier at ansatte må ha tilgang til lønnsslippet "uten vesentlig begrensning eller begrensning". Dette kalles "konstruktiv kvittering". Konstruktiv kvittering er en regnskapsmessig term som refererer til når inntekten anses å være i besittelse av noen og når den er tilgjengelig for å bli brukt. Det vil si når har personen kontroll over pengene?

Post-daterte sjekker og konstruktive kvitteringer

Når en person mottar en betaling via post, kan det generelt vurderes at personen har konstruktiv mottak av midlene. Men det er ikke alltid sant. En sjekk kan være post-datert. En postdatert sjekk er en sjekk som har en fremtidig dato på den. Hvis du mottar en innsjekk i 2017 som er datert 2018, kan du ikke kontanter den til neste år. Bare fordi du har sjekken i hånden din, fordi den er datert i neste år - og ikke kontanterbar til da - vil sjekken bli inkludert i neste års skatt.

Hvordan påvirker denne regelen ansattes W-2 skjemaer?

W-2 skjemaer er skjemaene du gir ansatte i januar for å gi informasjon om deres lønn og beløp tilbakeholdt for føderal inntektsskatt og FICA skatt (sosial sikkerhet og Medicare).

Den siste lønnsskatten datert i desember er inkludert i det årets W-2-inntekt.

Den første lønnsslipp i januar er inkludert i nyttårets W-2-inntjening.

Når du har utarbeidet disse W-2 Forms, må de distribueres til ansatte og arkiveres hos Social Security Administration. Her er datoene for å huske: W-2 skjemaer må gis til ansatte innen utgangen av januar, for årets lønn. Du må også sende W-2-skjemaer til Social Security Administration innen 31. januar (ikke 28. februar, som i tidligere år. Denne nye tidligere W2-innleveringsdatoen begynner i 2017, for 2016 skatter.) Hvis du bruker lønnsregnskapsprogramvare , bør programvaren ta seg av skatteproblemet for ansatt W-2s.

Hvordan håndterer lønnsprogramvare dette problemet?

Patriot Software sier, "Brukeren [det er deg, virksomheten] velger utbetalingsdatoen som vil inkludere dag, måned og år. Men for å være klar, er innskuddsdatoen for lønseddelen typisk også" betalingsdato ". "Hvis det noen gang er en forsinkelse av innskudd av midler, vil ansatt W2 fortsatt reflektere lønnsdatoen i lønnslisten."

Hvordan håndterer jeg dette problemet?

Noen forslag:

1. Ikke gå foran deg selv og ikke prøv å over-think dette. Del ut lønnsslipp når de vanligvis distribueres. Hvis du prøver å beregne lønnsskatt selv, kan det være lurt å vurdere å få lønnsprogramvare.

2. Informer ansatte. La ansatte få vite hvilket skatteår deres siste lønnsslipp vil være. Det er alltid bedre å advare ansatte enn å få dem til å finne ut senere og være opprørt.

3. Du kan få hjelp fra CPA eller annen skattemessig profesjonell. Hvis du er virkelig forvirret, kan du vurdere å få en lønnservice for å hjelpe deg med slike problemer.