Hvordan HR-ansatte må tenke på problemer

Ansatteproblemet virker enkelt, rett frem og bør være lett å svare. Ikke sant? Ikke om jobben din er i Human Resources. Selv den enkleste ansattes spørsmålet reiser utallige røde flagg for en arbeidsgivers HR-team. Igjen går du den femkantede banen. Hvordan tilfredsstiller du alle fem interessenter mens du behandler gjeldende ansatt ganske?

Hva er best for arbeidsgiveren? Hva er best for den ansatte?

Hva er lovlig eller påkrevd av et myndighetsorgan? Hva setter precedent for fremtidige beslutninger om og rettferdig behandling av ansatte? Hvilken avgjørelse vil få deg til å bli saksøkt med alle de samtidige kostnadene og forverring?

Du kan ikke ta en avgjørelse med mindre beslutningen tilfredsstiller alle fem interessenter - til en viss grad. Er det egentlig ikke rart at det noen ganger er medarbeiderens interessent som lider? Slik er menneskelige ressurser folk nødt til å tenke og ta beslutninger for å svare på et ansattes spørsmål. La oss bruke modifikasjonen av dette firmaets messesikkerhetspolitikk som et eksempel.

Hvordan HR mener, gjør beslutninger og svar Spørsmål

Spørsmålet levert av en leser virket enkelt nok. En ansatt, som reiser på bedriftsvirksomhet til handelsmesser og andre klientarrangementer, ønsket å utvide sin tid i tilfelle byen ved å bruke ferie tid. Ikke noe problem.

Intet problem, det vil si, til HR informerte ham om hvordan dagene ville bli belastet mot hans betalte ferietid.

Med sympati til både HR og medarbeider, her er hvordan en HR-person må tenke og ta avgjørelser.

Ansatte reiste søndag til en messe. (Ikke noe problem med denne reisetiden, selskapet, etter politikk, som alle ansatte forstår, betaler ikke helgetid for fritatte ansatte.) Arbeidsgiveren jobbet mandag til onsdag på messen og ønsket å begynne feriedagbruk etter arrangementet .

Ok, sa HR-lederen, torsdag og fredag, er ferieredager. Nei, reagerte medarbeideren på torsdag, jeg ville normalt reise tilbake til selskapet; siden den dagen skulle bli betalt som en del av min normale arbeidsuke, er det ikke rettferdig å få meg til å ta en feriedag for å dekke torsdag. Er du med meg?

HR-tenkning og beslutningstaking begynner å rulle

Ok, sier HR-lederen, hvis første tilbøyelighet er å belaste torsdag som en feriedag siden ansatt ikke faktisk bruker dagen til å reise tilbake til selskap. HR-personen, med rette, ønsker ikke å gjøre ansattes avgjørelser i enkelte tilfeller, for ansatte som deltar i selskapets sponsede arrangementer.

Kontrollerer med et par konsernsjef og en annen HR-person, begge avgjørelsene hadde tilhengere. Hvis den ansatte ble forventet å returnere fra konferansen onsdag og jobbe på torsdag, bør torsdag være en feriedag.

Hvis torsdag normalt ville være en reisedag, regnes det som en arbeidsdag, ikke som en feriedag. Under normale omstendigheter ville han reise tilbake uansett, og selskapet burde ikke straffe ham fordi han forlenget oppholdet med en ferie.

Men han har valgt å ikke reise tilbake, men i stedet for å gå på ferie, sa dissentrene.

Det er ikke selskapets problem, og vi betaler bare for reisetid hvis medarbeider bruker ukedagen for å reise tilbake. Siden vi ikke betaler for reisetid i helgene, og det ikke er noe som en reisedag, skal ansatte bare betales dersom de jobber.

Pluss, normalt en ansatt, med mindre han ble tildelt tårn, ville forventes å reise tilbake på onsdag og rapportere til jobb på torsdag. Han kunne ordne å ankomme sent med sin leder hvis flyet hans var et rødt øye.

I så fall, ikke noe spørsmål, torsdag skal bli belastet som en feriedag. Men hva har vært tidligere praksis i selskapet? Er ansatte forventet å reise tilbake onsdag, om mulig, eller er torsdag den normale reisedagen for å komme tilbake.

I min erfaring ønsker de fleste ansatte å komme hjem og jobbe så snart som mulig.

Så reiser de hjem onsdag hvis det er mulig å fly, i stedet for å tilbringe en natt på egen hånd i en merkelig by med ingenting å gjøre.

Dette er også et privat mot offentlig sektor sektor spørsmål. Hvis du er en offentlig ansatt, som ofte jobber under de forhandlede vilkårene i en unionskontrakt, forventer du slike hensyn som betaling for hvert minutt du jobber. Hvis ikke i direkte kompensasjon, forventer en offentlig ansatt komplikasjonstid for arbeidstimer og forventer å bli betalt for reiser i helgen også.

Denne tankegangen er anathema til en privat sektor arbeidsgiver som forventer unntatt ansatte å få jobben gjort og oppfylle målene. Faktisk vil tenkning som en timelig ansatt hindre din karriere og gjøre deg mindre verdsatt som en ansatt. Her er noen tidligere tanker om å kompensere ansatte for reisetid.

Dersom arbeidstaker er en timelønn eller ikke-spilt ansatt, må arbeidsgivere ta hensyn til betalt reisetid, pluss arbeidstimer på messen. Når en ansatt er kvalifisert for overtid, gjelder disse forskriftene selv på veien.

(Dette er en av mine teorier om hvorfor ikke-ansatte er så sjeldent bedt om å reise for kundearrangementer og opplæring. Regjeringens forskrifter gjør at oppmøtekostnadene er uoverkommelige - eller i det minste - en smerte i det for å regne for og betale av arbeidsgivere. Og så mye som disse reglene kan hemme utnyttelsen av og karriereveksten til timelige ansatte, er mine sympatier med arbeidsgiverne.)

Finn ut mer om hvordan HR-ansatte må tenke på problemer og den resulterende beslutningen.

Hater du ikke bare HR-jargong? Begynn med ordet: incentivize.

Flere hensyn til HR-avgjørelsen om Trade Show Policy

Det neste problemet som HR trenger å vurdere, er i dette tilfellet at mange ansatte reiser ofte for messer og andre selskapsarrangementer.En avgjørelse, i dette tilfellet, har vidtgående forlikninger for arbeidsgiveren og beslutninger om andre ansattes forespørsler i fremtiden.

Har HR virkelig lyst til å ta disse avgjørelsene i hvert enkelt tilfelle?

På hvilket tidspunkt begynner arbeidet og ferien? Når messen avsluttes på 4 p. m. på onsdag?

Når det siste flyet går på ansattes hjemby onsdag kveld? Hva om det ikke er et fly på onsdag? Hvor mye dokumentasjon og forskning vil HR måtte kreve i fremtiden fra andre ansatte for å sikre at selskapets tidspunkter for regnskapsavgjørelser er konsistente og rettferdige?

HR må på et tidspunkt bestemme at en beslutning for å tillate denne ansatt å bruke torsdag som en feriedag har for mange konsekvenser for lignende forespørsler i fremtiden. Medarbeiderne vil føle seg forståelig ulykkelig.

Men ingen i HR, som jeg vet, ønsker å tilbringe sin arbeidstid som HR-oppdragsgiver. Ansatte velger å ikke reise tilbake på betaltid; han kan reise tilbake hvis han vil betale, og deretter gå på ferie. Enhver annen beslutning åpner altfor stor for en maske med ormer.

En siste tanke for HR-personen innebærer hvordan ansatte har blitt behandlet tidligere.

Flytter ansatte generelt på onsdag kveld eller torsdag? På torsdag, forventes de å dukke opp på kontoret? Hvis onsdag kveld, hvor mye av torsdag har de blitt forventet å jobbe?

Hvis han skulle komme tilbake i onsdag kveld, så skulle torsdag telle som ferie.

Hvis han i normal forretningstid hadde reist til torsdag, men forventes å også dukke opp på arbeidsplassen torsdag, bør torsdag bli belastet som en feriedag.

Åh, det er første gang du noen gang har møtt dette spørsmålet? Flott. Du har mulighet til å sette presedens og etablere selskapets reiseplan og praksis.

Du får nok en gang til å legge til din beslutning i arbeidstakerhåndboken, slik at alle ansatte vet landets lag for å veilede beslutningsprosessen i fremtiden.

HR får en løsning

Hva med dette for en løsning på det nåværende spørsmålet? Hvordan har selskapet håndtert ansattes reise til messer og kundehendelser i det siste? Flytter ansatte fly den kvelden og jobber neste dag, eller gir selskapet dem leeway og la dem fly tilbake dagen etter arrangementet og rapportere til arbeid dagen etter?

Bestem hva som har styrt forvaltningen av disse rutinene tidligere, ifølge flere av dine ledere som er ansvarlige for de ansatte som deltar på hendelsesmessige hendelser. Tidligere praksis bestemmer bruken av en feriedag - eller ikke - for fraværet på torsdag. Hva skjer hvis du oppdager - som sannsynlig - at praksis har vært inkonsekvent over hele linja, og det finnes ingen klar tidligere praksis?

Jeg vil tegne en linje i sanden. Fortell den nåværende arbeidstaker, som ikke hadde noen regler for å veilede ham, at han kan bruke en feriedag for torsdag. Deretter:

utvikle retningslinjene dine,

• legge til retningslinjene i medarbeiderhåndboken,
• trene ansatte som reiser om den reviderte politikken,
• la ledere vite at ledelsesvurdering ikke lenger vil veilede avgjørelser for arbeidstakere fordi de beslutninger har ikke vært konsistente og rettferdige, og
• bruker den nye politikken til å ta konsekvente og rettferdige beslutninger i fremtiden.
• Reisepolitikk språk for fremtiden

I et selskap hvor ansatte reiser ofte for virksomhet, og spesielt hvis medarbeidsgruppen er stor, ville det være et mareritt for selskapet å ta avgjørelser i hvert enkelt tilfelle og selskapet kunne aldri være rettferdig over hele linjen. Dokumentasjonskrav for ansatte legger til en unødvendig byrde.

Nitpicking med gode, medarbeidere i løpet av minuttet sporing er fornærmende og demeaning - for lederen, HR og medarbeiderne. Og det beseirer formålet med å stole på ansatte, behandle ansatte som voksne, og forventer at ansatte skal ta ansvarlige beslutninger innenfor fastsatte retningslinjer.

Så, avhengig av bedriftens behov, er det retningslinjene jeg vil anbefale som

del av din generelle reisepolitikk. (Du har mange flere beslutninger for en helhetlig politikk.) Og, oh, forresten, hvis du bare har et par ansatte som reiser? Ignorer all denne HR-tenkning og beslutningstaking. Duh! Ledere kan foreta tidsregnskapsbeslutninger fra tilfelle til sak.

Reise til og fra Firma Sponsede hendelser:

I (firmanavn) reiser de ansatte ofte for virksomhet. Ansatte går på trenings- eller fagforeningsmøter, besøker leverandører og konkurrenter, møtes med kunder, og går på messer og andre kundeinteraksjonsarrangementer, for å nevne noen få eksempler. Fordi disse hendelsene ofte holdes på ønskelige steder, spør de ansatte ofte å bruke PTO eller ferie tid for å forlenge oppholdet på arrangementet.

I disse tilfellene er selskapet ansvarlig for kostnaden for ansattes reise, inkludert fly, drosjer, flybusser og nødvendige transportmidler fra den dagen arbeideren reiser til arrangementet til arbeidstaker fullfører selskapets virksomhet på arrangementet. Arbeidsgiveren må ta hensyn til hver ekstra ukedag som er tatt av fra arbeidet etter hendelsen som betalt ferietid, PTO-tid eller ubetalt ferie med administrasjonsstillatelse.

Alle kostnader som avhenger av arbeidstakeren eller reiselivene for reise, mat, losji, transport og så videre, mens du tar deg tid, må betales av den ansatte. Den delen av flybilletten som er kjøpt av selskapet for tilbakebetaling av arbeidstaker etter atferd ved arrangementet, eller som regnes for kjørelengde, normalt betalt for arbeidstakerens retur av selskapet, kan bli brukt til arbeidstakerens hjemkomst.

Selskapet betaler ingen ekstra utgifter. Arbeidsgiveren må ta hensyn til hver dag tatt av etter selskapets sponsede arrangement.

Ja, dette er et langt svar på arbeidstakerens spørsmål om bruk av ferietid for å utvide sin forretningsreise. Men det er et godt eksempel på alle de faktorene HR må ta hensyn til i HR-tenkning og beslutningstaking. Det er ikke morsomt for HR, men det er nødvendig HR-tenkning og beslutningsprosesser for å tilfredsstille behovene til de fem interessentene.

Finn ut mer om hvordan HR-ansatte må tenke på problemer.

Se tanker om HR-jargong.