Hvordan å redusere arbeidsgiveransvar på feriepartier

Den økende anerkjennelsen om at alkoholforbruk ved organisasjonssponserte hendelser skaper betydelig juridisk ansvar har påvirket den tradisjonelle institusjonen, selskapets feriefest, men denne virkningen er ikke nødvendigvis gjennomgripende eller alvorlig.

I en omfattende 2015-undersøkelse av arbeidsgivere fant samfunnet for menneskelig ressursforvaltning (SHRM) at et flertall av organisasjoner (59 prosent) planla å betjene alkohol på ferie eller slutten av året.

Og bare halvparten av disse arbeidsgiverne (47 prosent) sa at de ville forsøke å regulere alkoholforbruket gjennom metoder som:

gir drikke billetter eller en drink maksimalt (71 prosent av respondentene i dette kategori),

• som bare serverer visse typer alkohol (25 prosent),
• har en kontantboks (18 prosent) eller
• andre (11 prosent).

Videre har SHRM 2015-undersøkelsen funnet det året rundt, en tredjedel av organisasjonene (33 prosent) har enten en formell eller uformell politikk som gjør at alkohol kan drikkes i arbeidsrelaterte hendelser. (Hver medarbeider må avgjøre om drikking av alkohol på selskapets arrangementer er for dem.)

Selskaper planlegger og planlegger feriefester med det beste av intensjoner, å belønne sine ansatte, øke moralen og oppmuntre lagånd. Men disse samlingene, spesielt når alkohol serveres, kan bli et miljø for uønskede seksuelle fremskritt og potensielt ulovlig ansattes oppførsel dersom arbeidsgiveren ikke er forsiktig.

Det er spesielt tilfelle når ferien holder seg på et sted utenfor (som ifølge SHRM 2015-undersøkelsen er tilfellet i nesten 67 prosent av slike funksjoner). I en sosial setting utenfor arbeidsplassen kan en ansatt hvis hemmer sankes av alkoholforbruk, engasjere seg i atferd som han eller hun aldri ville vurdere å gjøre på jobben.

Arbeidsgiveres bekymringer strekker seg fra trakassering til arbeidstakers dødsfall

Ferieselskaper bringer ofte mer enn bare berusede high jinks. Å være glad kan noen ganger bety å krysse linjen, alt fra å fornærme en kollega til å bryte loven. Videre, i dagens sanntid sosiale medier miljø, kan drunken shenanigans på en ferie fest raskt bli lagt ut online for hele verden å se.

De to første handlingene som en arbeidsgiver må ta før ferien, inkluderer blant annet å minne ansatte om at respekt og profesjonalitet gjelder ikke bare på arbeidstid, men også på selskapssponserte hendelser som kontorpartier. Og for det andre, arbeidsgivere må etablere sosiale medier politikk som forbyr ansatte fra å legge ut bilder eller video uten administrasjons tillatelse i sosiale medier.

Dette er to gode første skritt, men langt mer må gjøres for å håndtere de mer alvorlige juridiske problemene.

Ansatte er beskyttet mot seksuelt trakassering og diskriminering etter tittel VII i lov om borgerrettigheter fra 1964, som dekker arbeidsgivere med 15 eller flere ansatte (inkludert regelmessige deltid). Tittel VII gir to krav til oppførsel for å utløse potensiell ansvar for ulovlig trakassering:

Oppførselen må være uvelkommen; og

• Oppførselen må være tilstrekkelig alvorlig
• eller gjennomgripende. Det trenger ikke å være begge. Oppførsel er ikke ulovlig bare fordi den er upassende eller gjør en kollega ubehagelig. Selv en enkelt, ekstremt alvorlig hendelse av trakassering kan imidlertid være tilstrekkelig til å utgjøre en overtredelse av Tittel VII, spesielt hvis trakasseringen er fysisk.

Så, hvis en hendelse fra et kontorparti følger tidligere hevder, kan det utgjøre bevis som er nødvendig for å nå den "alvorlige" eller "gjennomgripende" terskelen, som legger grunnlaget for en Tittel VII-krav.

Et annet stort juridisk ansvar er skapt av full kjøring etter en arbeidsgiver-sponset feriefest. I en rettsavgjørelse fra 2013 som mottok betydelig publisitet, reverserte en appellationsdomstol i California rettsrettens tildeling av sammendrag for arbeidsgiveren.

De fant ut at en ansatt som konsumerte alkohol på et selskapsponsorert arrangement, og etter å ha forlatt, slo en annen bil og drepte sjåføren skapt ansvar for arbeidsgiveren.

"Det er irrelevant at forutsigbare virkninger av arbeidstakerens uaktsom oppførsel (her, bilulykken) skjedde av gangen da arbeidstaker ikke lenger handlet innenfor rammen av hans eller hennes ansettelse," hevdet retten.

Proaktive tiltak for å overveie på feriepartiet

Med tanke på slike juridiske risici bør forsiktige arbeidsgivere ta disse seks ekstra proaktive skrittene for å redusere deres rettssaker. Nøkkeleksempler på tiltak som anbefales for arbeidsgivere å vurdere, inkluderer:

Ha omfattende, skriftlig anti-trakasseringspolitikk, tydelig angitt i arbeidstakerhåndbøker, og publiser den politikken før ferien.

• Send et notat om påminnelse av ansatte til å handle ansvarlig på festen, tydelig uttrykk for toleranse for uhensiktsmessig oppførsel, inkludert dronning.
• Forfylle arbeidsplassens kleskode på festen for å unngå upassende eller suggestiv antrekk og la medarbeiderne vite dine forventninger på forhånd.
• Gjør oppmøte på frivillig festen, og foreslå ikke at fremmøte vil være til nytte for en persons stående i selskapet.
• Hvis alkohol blir servert, må du på forhånd angi en tone for moderat påminnelse, e-post, møter, innsats i lønnsslipp eller annen kommunikasjon, og understreke at overdreven alkoholforbruk ikke tolereres.
• Begrens antall drikkevarer eller hvor lang tid alkoholen skal serveres, og gi betydelige alkoholfrie alternativer. Server godt med mat og sørg for at alkoholforbruket ikke er fokuset på arrangementet.
• Slike skritt er ikke en garanti mot feriepartiproblemer, spesielt hvis beslutningen er fattet om å betjene alkohol.Men de kan være en arbeidsgiver grunnlag for et effektivt forsvar mot ansvar hvis det skulle oppstå problemer.