Hvordan du svarer på en referansekontrollforespørsel

Det kan være vanskelig å svare på en referansekontrollanmodning. Frykt for gjengjeldelse og søksmål holder mange arbeidsgivere ikke i stand til å svare. Disse anbefalingene vil hjelpe deg med å reagere rimelig for å referere til forespørselsforespørsler, samtidig som du beskytter de legitime interessene til bedriften din og dine nåværende ansatte.

Først følger du selskapets etablerte policy. Mange bedrifter ber om at ledere sender skriftlige referansebegæringer til Human Resources.

Hvis lederens referanse er positiv, kan du imidlertid godta at lederen gir en muntlig referanse direkte til en arbeidsgiver.

Alt som sendes i skriftlig form, skal komme fra Human Resources, eller HR-ansatte bør vurdere responsen for konsistens og beskytte selskapets beste. Et vanlig referansekontrollformat ber om den tidligere ansattes:

- jobbtittel, og av og til stiller arbeidsansvar,

• sluttlønn,
• arbeidsdato og
• en sjekkliste som ber den tidligere arbeidsgiveren å rangere slike egenskaper som "samarbeid "og" pålitelighet. "
• Dette papirarbeidet er best overlatt til Human Resources - i det minste spør HR-personalet om å vurdere eventuelle skriftlige svar du kanskje tenker på å sende. Jeg anbefaler ikke å svare på spørsmål som ber deg om å numerisk vurdere en tidligere ansatt på et hvilket som helst aspekt av deres arbeid eller arbeidskarakteristikk. Numeriske karakterer er ikke sammenlignbare basert på noen felles betydning av begrepsdefinisjonen, og det er ikke meningen med tallene i en numerisk skala som er definert på disse skjemaene.

Andre,

Kontroller at den tidligere ansattes underskrift, godkjenning av referansekontrollen , er på papirene som sendes av det forespørende firmaet. Uten den tidligere ansattes underskrift skal ingen informasjon gis. Svar på en referansekontrollforespørsel med positiv referanse

Hvis lederen med få reservasjoner kan anbefale den tidligere ansatt, kan han, i samråd med HR-ansatte, returnere anropet til den spørrende arbeidsgiveren.

Når du svarer på en telefonsamtale, må lederen forsikre deg om at arbeidstakerens underskrift som gir godkjenning av referansekontrollen, er på lager med Human Resources før du returnerer telefonsamtalen.

Når en tidligere medarbeider var en god medarbeider og ga bedriften din på god måte (kanskje en ektefelle flyttet og avstanden ikke var kommutabel),

vil du gi tidligere ansatt hjelp til å finne en ny stilling. Eller kanskje du har blitt brukt som referanse av en ansatt som rapporterte til deg på en gang, men ikke sist. Hvis du har positive kommentarer til ansatt, kan du svare på den potensielle arbeidsgiveren med de positive kommentarene du kan bidra med.

Svar bare de spørsmålene du er komfortabel å svare på

hvis du mottar en forespørsel om telefonnummer eller referanse. En leder bør bare snakke til områdene av medarbeiderens ferdigheter og erfaring som han har direkte kunnskap om. Det er flere spørsmål som en leder ikke bør svare på: Eksempel Spørsmål:

• Forutsi om din tidligere medarbeider vil lykkes i den posisjonen som de blir vurdert. (Har du en krystallkule, noen?) Godt svar:
  Når arbeidstakerne jobbet for meg, var hun en sterk bidragsyter, hvis arbeid var verdsatt. Eksempel Spørsmål:
• Hva var ansattes svakheter? Godt svar:
  Hun hadde ingen svakheter som var verdt å nevne som påvirket hennes evne til å utføre jobben hennes kapabel når hun jobbet for meg. Eksempel Spørsmål:
• Hvorfor forlot medarbeider stillingen hun rapporterte til deg? Godt svar:
  Hun søkte økt ansvar og utrunnet sin kunnskap om vårt firma og produkter. Dette er hva slags referansekontrollspørsmål en potensiell arbeidsgiver vil spørre om du returnerer en referansekontakt telefonsamtale.

Svar på en forespørsel om referansekontroll: Ikke positiv

Hvis medarbeideren forlot firmaet ditt i en sky, om arbeidstakerne var dårlig egnet til jobben, anbefaler jeg en ikke-bidragsygjende ansatt av andre grunner eller uhåndterlig, jeg anbefaler Du refererer anropet eller skjemaet til HR-ansatte for et standardrespons.

Noen ganger omtaler uvanlige omstendigheter en ansatt som forlater bedriften din. Kanskje en ansatt så på pornografi på sin datamaskin - ja, han ba meg om å være hans referanse. En annen tidligere ansatt kan ha truet vold eller begått en voldelig handling mens du er ansatt av firmaet ditt.

Mens disse tidligere medarbeiderne sjelden vil oppgi firmaet ditt som referanse, vær forberedt. Disse anropene skal sendes til HR-ansatte for standardresponsen.

Det er imidlertid en advarsel her. Jeg anbefaler å snakke med advokat før du svarer på en eventuell referanse om en potensielt voldelig ansatt. Hvis du unnlater å avsløre voldelig oppførsel til en potensiell arbeidsgiver, og den tidligere arbeidstaker begår en voldelig handling mens du er ansatt hos den nye arbeidsgiveren, kan din bedrift være ansvarlig for ikke å avsløre denne informasjonen. Så sjekk med advokaten din i noen uvanlige forhold.

Når en tidligere ansatt ber om et generisk referansebrev

anbefaler jeg ikke å gi tidligere ansatte et generisk referansebrev. Når et dokument eksisterer, lever det for alltid. Jeg har hatt potensielle medarbeidere gi meg kopier av brev som var 10 og 20 år utdaterte, noen ganger knapt lesbare fra flere fotokopier.

Etter at en viss tidsperiode går - har du ingen anelse om hva slags ansatt din tidligere ansatt har blitt - med mindre han eller hun er det sjeldne unntaket som holder kontakten. Og du vet aldri hvordan brevet ditt vil bli brukt eller hvordan ordene dine blir tolket. Vedta en policy som sier at ledere aldri skal gi skriftlige, generiske referansebrev.

Informer den tidligere medarbeider om at din bedrift vil gjerne gi ansettelsesbekreftelse fra Human Resources til bestemte arbeidsgivere som spørre direkte.

Endelige tanker på å svare på en referansekontrollforespørsel

Få ansatte satte et mål om å svikte på jobb. Likevel svikter ansatte, og bedrifter og ansatte gjør på enkelte måter. Husk når du blir bedt om en referanse om at hver tidligere ansatt fortjener muligheten til å starte over.

Kanskje var den tidligere medarbeider dårlig egnet til stillingen han holdt hos din bedrift. Din bedriftskultur kan ha vært en komplett feil i forhold til arbeidstakerens behov. Medarbeideren kan ha hatt en

annen visjon for kravene til jobben sin enn sin sjef. Kanskje hans personlige liv ble unraveling under hans ansettelse med firmaet ditt. Du vet aldri alle detaljer og grunner til hvorfor en ansatt svikter eller går videre. Det er enkelt med den høypresterende medarbeider at du angre på å miste en bedre jobb, en familieflyt eller en drømsmulighet. Det er vanskeligere med den marginale utøveren.

Vær ærlig eller gi minimal informasjon. Ikke gjør krystallkuleforutsigelser om suksess eller gi numeriske karakterer og rangeringer for udefinerte vilkår. Om nødvendig, gi den minste informasjonen som beskriver den tidligere ansattes ytelse. Når det er mulig, gi ansatt en pause og snakk med den potensielle arbeidsgiveren.

De siste tallene jeg så med hensyn til referansekontroll indikerte at arbeidsgivere tar referansekontroll svært alvorlig i disse dager. Over 90% av arbeidsgiverne kontrollerer referanser. Når det er mulig, gi de tidligere ansatte en pause - når du kan gjøre det så samvittighetsfullt.