Small Business Guide to Inventory Control

For en liten bedrift kan med rimelighet gi et løfte om å levere sine kunder, må det være litt forsikret om at det har hva kundene har bestilt. For en liten bedrift å ha kontroll over beholdningen på denne måten, må den ha prosesser på plass for å telle, verifisere og revidere alle elementene i beholdningen.

Målet med ethvert lagerstyringssystem bør være å ha 100% nøyaktighet. Det betyr at du ikke bare vet hva du har for hånden, men hvor mye av det som er tilgjengelig for levering.

Hvordan vet jeg om jeg har et kontrollproblem?

Det finnes flere metoder du kan bruke til å teste dine lagerstyringsprosesser. En metode er å gjennomgå en gjennomgang av nylig savnede forsendelser til kundene dine. Var noen av disse savnede forsendelser på grunn av mangel på forståelse for hva du har tilgjengelig og tilgjengelig for levering?

For eksempel kan du ha hatt 100 hver av del A og en kunde ba om 100 hver. Men de behøvde ikke at du skulle sende den til neste uke, så de 100 hver av del A satt i lageret ditt. Neste dag ringte en annen kunde og ba om en 100 hver av del A. Du var borte fra kontoret og tok vare på de førti millioner andre ting en småbedriftseier måtte ta vare på, så din en annen ansatt tok samtalen . Den ene andre ansatte sjekket og så de 100 hver av del A sittende der og sendte den den andre kunden. Følgende uke måtte du sende 100 hver av del A til den første kunden, og det var ikke der.

Din småbedrift kan ha et problem med lagerstyring. Det er viktig å vite ikke bare hva din småbedrift har for hånden, men hva du har som er tilgjengelig for levering. I det ovennevnte tilfelle, mens den ene ansatt så at du hadde 100 hver del A, skulle det ikke finnes noen prosess for å fortelle henne at de 100 var tildelt en annen kunde.

Gulv-til-ark-revisjon

En annen metode du kan bruke til å teste din lagerstyring, er å gjøre en revisjon fra gulv til ark. Det betyr at du går ut på lagergulvet ditt (eller lagerrom, eller garderobeskap eller garasje - uansett hvor liten bedrift beholder beholdningen) og du velger en håndfull ting å telle.

Vi diskuterer hvor mange elementer som skal telle senere, men når du er ferdig, tar du disse tellingenumene til systemet ditt, som følger opp på lageret. Dette kan være ditt WMS (lagerstyringssystem), ERP / MRP (enterprise resource planning / material requirements planning), et Excel-regneark, en hovedbok eller eventuelt en haug av Post-Its. Hvis du ikke har et system som sporer lagerbeholdningen din - selv om det bare er en haug med Post-Its - har du et problem med lagerstyring.

I gulv-til-ark-revisjoner sammenligner du deretter de fysiske tellingene du nettopp gjorde til hva ditt lagerstyringssystem trodde du hadde. Igjen må målet ditt være 100% nøyaktighet. Hvis dine fysiske tellernumre ikke justerte nøyaktig til hva ditt lagerstyringssystem trodde du hadde, vet du hvorfor? Og kan du iverksette motforanstaltninger for å forhindre at det skjer igjen?

Noen av de mest populære grunnene som ikke stemmer, inkluderer:

• Du har mottatt en forsendelse fra leverandøren din, men du teller ikke delene i boksene. Emballasjelisten skal ikke regnes som 100% nøyaktig. Åpne boksene og tell innholdet. Hvis leverandøren sier at de sendte deg 1 000 deler, og de bare sendte deg 990 deler, og du tar ikke feilen. Du har ikke bare et kontrollproblem på lager, men du kan ende opp med å kortslippe dine egne kunder.
• Du sendte deler til en kunde, men reduserte ikke beholdningen riktig. Eller i det hele tatt. Sørg for at du trekker utgående forsendelser fra lageret ditt, i sanntid.
• Kvalitetsproblemer tvang deg til å fjerne en del av beholdningen fra din brukbare haug av lager. Din lagerstyringssystem har imidlertid ikke mulighet til å skille mellom brukbare og ikke-brukbare, slik at systemet sier at du har mer enn du kan bruke. Å ha muligheten til å skille mellom brukbar og ikke-brukbar beholdning er ikke bare en viktig funksjon som gjør det mulig å holde oversikt over deler med kvalitetsproblemer, men det kan også være en mekanisme for å tildele inventar til en kunde mens de holder delene på lager.
• Er produktene dine verdifulle og enkle å gå bort med? Et selskap som selger ambolt, kan ha mindre av et pilferageproblem enn et selskap som selger gullmynter. Kontroller at lagerstyringsplanen din inneholder en måte å opprettholde sikkerheten på produktene dine på. Og implementer et program for syklingstelling som hjelper deg med å holde oversikt over beholdningen din.

Hva er egentlig et program for sykkeltall?

Et syklustallprogram er hva som skjer i løpet av disse tallene. Et program for syklusberegning er en prosess hvor du regelmessig teller en prosentandel av delene dine slik at du over et år har talt dem alle (eller i det minste alle dine mest verdifulle deler).

Du kan bruke et syklus-telleprogram i forbindelse med en årlig fysisk inventar, som vanligvis bidrar til å redusere avvikene fra de fysiske beholdningene. Noen selskaper bruker sykluser i stedet for årlige fysiske lager, men jeg anbefaler ikke det.

For å bestemme parametrene for syklusprogrammet ditt, må du bestemme:

• Hvor mange totale deler må du telle?
• Skal du telle dem i løpet av et år? Hvis ikke, hvordan skal du bestemme cutoff-punktet? Vanligvis følger selskapene 80-20-regelen, jeg. e. 80% av beholdningsverdien din kommer fra 20% av delene dine - så fokus på å telle det 20%.
• Hvor ofte skal du telle?
• Hvem skal utføre tellingen?Hvis bedriften din er stor nok, bør syklustelleren være noen som har jobbytelse knyttet til lagerets nøyaktighet. Dette bidrar til å ta ut eventuell interessekonflikt i syklusprosessen. En syklustelling er en revisjon - ikke et verktøy for ytelsesvurdering.
• Hvordan skal tellingen gjennomføres? Gulv-til-ark-prosessen er den foretrukne fremgangsmåten. En syklus teller skal få en liste over delenumre og steder. Telleren går så på gulvet og teller dem. Han burde ikke ha noen ide om hvor mange som kan forvente å være der. En annen metode er et ark til gulv telling. Dette er motsatt av gulv-til-ark-metoden. Prosessen fra gulv til gulv starter når du gir din teller en liste over deler og deres tilhørende teller i henhold til ditt oppsporingssystem. Telleren kontrollerer deretter de fysiske mengdene på hyllene i forhold til systemtellingen.

Ved å forstå de ovennevnte prosessfaktorene for syklus, kan du deretter bygge ditt syklusprogram. For eksempel, hvis du har 500 delnummer å telle og du kan telle en gang i uken, kan du telle 10 deler per uke (eller bare to per dag). Ved utgangen av et 50-ukers år har du talt alle 500 delnumrene. Bare husk å telle forskjellige delnumre med hver telle, for å unngå å over-telle ett delnummer og undertelle en annen.

Under denne prosessen er det viktig å vite når beholdningstallene dine er av. Det er derfor en syklusteller ikke bør være en lagerleder eller lagerstyringskonsulent. Det er menneskelig natur for de ansatte å sette rettelser på plass uten å eskalere de underliggende problemene til ledelsen. Som småbedriftseier eller leder må du vite når de underliggende beholdningskontrollprosessene ikke virker, slik at du kan gjennomføre motforanstaltninger for å forhindre nedstrøms problemer.

Løsning av inventarikontrollproblemer

Et program for syklingstelling, kombinert med en årlig fysisk inventar, går langt i å løse problemer med lagerstyring. Sykkeltallprogrammer bidrar til å identifisere mangler i lagerstyring, men det er opp til deg å gjøre endringer for å rette opp problemene som programmet ditt sykler teller.